Hitomi的日文筆記

因為工作繁忙，

有些同事的桌子、桌下、桌旁總是疊了很多文件，

其中有幾個同事被主管認為效率差，因為主管要甚麼資料，總是找半天。

也因此主管時不時就在唸文件要整理 (雖然唸歸唸XDD)。

今天看到這篇文章，覺得步驟簡單，看似理所當然，

但實際確實執行應該沒有很多人(吧?!)，

如果簡單幾步驟就可以整理好文件，加強效率，何樂而不為呢

文章出處：http://wol.nikkeibp.co.jp/atcl/column/15/022800123/041400008/?P=1

本翻譯純粹分享，無任何商業用途。如需轉載或引用，敬請聯絡

大略翻譯如下

========================================================================

擺脫髒亂桌子的關鍵在於「整理」「整頓」。

整理是指丟掉不要的東西、整頓是指決定擺放地點。

或許有人會為了整理文件而準備新的文件夾、收納盒，

但這樣反而增加物品，本末倒置了。

首先，應該先整理，等到整理乾淨後再來整頓。

「拿出來就要放回去」是整頓的原則

拿出來的文件或物品就這樣擺著，

不但會讓桌子凌亂，而且馬上就回到「髒亂桌子」的狀態，

所以請一定要養成「拿出來就要放回去」的習慣。

決定文件物品放置的地方時，還有一點很重要：打造「不用思考就能拿取、放回」的環境。

文件不要倒著放，應立式收納

文件及資料夾的基本收納方式就是不倒著放，立式收納。

從下往上堆積的話，變成下面文件的文件處理優先順序會往下，這樣可能與交期遲延的錯誤有關。

(喜多米註：相信很多人的桌上一定都有一疊文件，因為我也是，所以硬是把大家拖下水XD)

文件有用資料夾歸位的話，可以在封面的側面貼上標籤，

這樣就可以一目了然看出內容物是甚麼。

也就節省把每個資料夾翻出來確認的時間。

此外，文件盒容易找到也容易歸位，請活用看看。

文件一旦放到桌下，

就不能保持正確坐姿，且無法集中力無法持續，

或許也跟肩膀痠痛、視力變差有關。

此外，在地震發生時，桌下是避難場所，所以以防萬一，應盡量保持清潔

一旦活用上面的規則，就可以恢復美美的桌面囉

Before                                                                                      

After

電腦資料夾整頓術

EMAIL的附加檔案存到桌面的話，

會讓桌面充斥著資料檔案。這樣就無法馬上找到必要的資料，

應該依據案件分門別類做成資料夾，再將檔案歸位。

這在減少錯誤上，是理所當然但又很重要的事情。

檔案名依照日期管理

為了讓電腦檔案管理更順手，應該在檔案名上加入日期或序號。

或許有人會在跟對方連絡反覆修正檔案時，

會在檔案名上註明「修正」、「重新發送」，

但這樣會搞不清楚哪個才是最新的檔案，建議不要這樣命名

此外，我在製作研修教材時，會標明「170425 A公司教材」將開課日加進去，

如此一來會讓日後的檢索更容易。

跟對方討論後需要修正教材時，則會命名「170425A公司教材（2）」在尾端加入序號。

依某調查指出，商業人士平均每天花37.5分在找東西。

也就是，2天中有1小時，5天中有3小時的時間造成浪費。

如果將這些時間一到工作上的話、多少可以提升工作效率。

如果在期限內提出文件的話，對方也會很高興，

也可能會出現「如果拜託你的話，一定可以很快達成」、「想和你共事」的好評價，

如果透過整理整頓，就可以變成工作動作快的人，那更應該實踐囉。

馬上可以拿出必要資料的整頓術重點

====================================================================================================

翻譯完畢。 

參考看看囉~

我今天才去碎掉桌旁一疊的廢紙，雖然還是沒很整齊，努力中!!!

或許您還想看

【閱讀筆記】日本頂尖執事教你察言觀色的28堂課

【翻譯筆記】一個月實現願望的思考行動整理術

今後還會分享一些翻譯文章，歡迎按讚支持唷~